Le cahier des charges (en abrégé CDC) est un document remis à une agence de communication de la part du client durant un appel d’offres. Il synthétise toutes les exigences du client en fonction de ses besoins, ses attentes et ses objectifs pour la conception d’un projet. Il peut s’agir de la création d’un logo, d’un site web, d’une charte graphique, d’une campagne de pub, etc… C’est pourquoi il est essentiel qu’il soit clair, simple et compréhensible afin de faciliter au mieux le travail et la communication avec l’agence. Au travers de cet article, nous verrons comment construire un cahier des charges efficace.
Mais alors, comment construire un cahier des charges ?
Donner le contexte de l’entreprise
Il est essentiel d’indiquer les chiffres-clés, les implantations, la structure de votre entreprise ainsi que son activité, sa stratégie, son marché, ses produits et/ou services. Vous allez ainsi permettre à l’agence de communication de comprendre au mieux les enjeux et contextes.
Vous devez également dresser un portrait détaillé de votre public cible, car l’agence n’emploie pas les mêmes codes de communication selon la tranche d’âge, la localisation, les habitudes, etc. Prendre le temps d’analyser le profil type de vos clients permet à l’agence d’établir un message adapté. Pour vous aider à identifier votre cible, nous vous invitons à consulter cet article.
En outre, n’oubliez pas d’identifier aussi vos principaux concurrents en analysant leur stratégie marketing, leurs forces et faiblesses, leur positionnement sur le marché, etc. Vous devez dans le même temps analyser vos atouts commerciaux pour aider l’agence de communication à mettre en place une stratégie marketing adaptée mais aussi lui montrer ce qui vous différencie de vos concurrents.
Etats des lieux
Enfin, pensez à faire un état des lieux de votre communication actuelle. Quels outils utilisez-vous ? Avez-vous recours aux réseaux sociaux ? Lesquels ? Les utilisez-vous régulièrement ? Indiquez si vous souhaitez mettre en place de nouveaux supports de communication, de nouveaux contenus, de nouveaux formats, etc. Indiquez également le budget global alloué à la communication au sein de votre entreprise. De même, présentez le mode de fonctionnement du service.
Ainsi que vous l’aurez compris, il est essentiel d’éclairer l’agence sur vos propres ressources. Cette étape du cahier des charges n’est donc pas à prendre à la légère, car elle permet à l’agence de comprendre le domaine, les valeurs et les processus de votre entreprise. Cela lui est primordial pour gérer efficacement votre projet et assurer sa réussite.
Présenter le projet
Il s’agit de l’étape du cahier des charges la plus importante puisqu’elle permet à l’agence de communication d’avoir une vue d’ensemble de votre projet, d’en comprendre le fondement et d’en percevoir la finalité. Pour cela, vous devez décrire le contexte autour de votre projet, expliquer votre démarche, dresser un historique des projets similaires et, bien entendu, préciser le but final de ce projet.
Identifiez également quels objectifs sont prioritaires et lesquels sont secondaires afin de permettre à l’agence de commencer à établir un planning.
Voyez toute cette présentation comme un brief. Il est primordial que vous soyez succinct dans vos informations et que vous alliez rapidement à l’essentiel. Détaillez aussi la finalité du projet et les résultats attendus pour permettre à l’agence de communication d’appréhender de manière concrète votre demande. Cela vous permettra également de prendre conscience du travail nécessaire à sa réalisation et de la crédibilité de certaines exigences et résultats.
N’oubliez pas d’indiquer les intervenants qui s’immisceront dans ce projet (graphiste, développeur, chef de projet, etc.), qu’ils soient salariés de votre entreprise ou professionnels indépendants, et pensez à renseigner le nom, le rôle, le mail et le numéro de téléphone de chacun afin de fluidifier les échanges.
Définir les besoins et contraintes :
Étape clé dans un cahier des charges, cette partie vous amène à définir les objectifs, les besoins et les contraintes (techniques, réglementaires, budgétaires…) de votre projet. Il vous est possible d’avoir plusieurs objectifs au sein de votre projet, cependant veillez à les rendre cohérents et pertinents avec le but de votre projet.
Pour vous aider à identifier et à faire transparaître vos objectifs dans votre cahier des charges, cet article peut vous être de bons conseils.
De plus, il est essentiel d’analyser et de préciser vos besoins dans le cahier des charges, car vous pouvez avoir certaines attentes quant à l’accompagnement et l’implication de l’agence de communication dans la mise en place de votre projet. De même, analysez les besoins des clients ou utilisateurs afin de mieux les comprendre et d’apporter des solutions adaptées à votre projet. Pour cela, n’hésitez pas à vous mettre à leur place. Vous pouvez aussi percevoir ces besoins comme des attentes et, en outre, il peut s’agir aussi de comprendre quel chemin pourra prendre l’utilisateur si, par exemple, vous mettez en place un site e-commerce.
Enfin, il est possible que votre projet comporte des contraintes spécifiques, aussi il est essentiel d’en faire part à l’agence de communication, car ils peuvent avoir un impact considérable sur la réalisation du projet. En connaissant ces contraintes, l’agence peut d’ailleurs trouver des solutions ou des alternatives pour assurer tout de même la réussite de votre projet.
Ainsi que vous l’aurez compris, cette étape du cahier des charges est aussi essentielle pour vous que pour l’agence de communication ! Elle lui permet de mieux comprendre vos besoins et vos contraintes.
Indiquer les délais et le budget de départ
Il est essentiel d’indiquer votre deadline, si vous en avez une pour la réalisation de ce projet. Mais restez tout de même réaliste dans vos échéances.
Définissez également un budget de départ pour la mise en place de votre projet. N’oubliez pas qu’il sera forcément renégocié, car il est possible qu’il ne soit pas en adéquation avec vos exigences et vos attentes.
Notre agence peut vous accompagner et vous conseiller pour la rédaction de votre cahier des charges si vous avez quelques difficultés à le terminer, néanmoins vous devrez au préalable définir et formuler vos besoins.
Contactez-nous si vous souhaitez profiter de notre expertise ou obtenir des informations supplémentaires.
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