Comment rédiger un cahier des charges ?

Le cahier des charges ou « CDC » est un document indispensable de définition du brief, de ses contraintes et de planification de l’exécution d’un projet.

Le CDC est remis à une agence ou un prestataire et doit comporter tous les détails concernant les objectifs (vente, visibilité, acquisition…), moyens (budget, matériel, personnel, administration…) et contraintes (législation, normes, délais, budget…) du projet.

Quel que soit le type ou la nature du projet, l’entreprise doit inscrire dans le CDC la synthèse de ses attentes et ses moyens en vue de le transmettre à l’agence en charge de la réalisation de celui-ci.

En bâclant cette étape, le client risque ainsi d’induire le prestataire en erreur à travers un brief flou, un planning incompréhensible et peu fidèle aux réelles nécessités de l’entreprise.

Vous avez réussi à monter votre projet et cherchez maintenant à le réaliser au côté d’un partenaire de confiance ? Confiez-lui alors un cahier des charges détaillé, conforme et qui reflète promptement vos besoins et attentes. Voici comment ça marche !

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Dans le domaine privé tout comme dans le domaine public, le cahier des charges est un document indispensable (obligatoire pour certains contrats de prestation comme les marchés publics, BTP…) formulant les besoins et les objectifs, ainsi que l’environnement d’exécution d’un projet.

L’entreprise qui produit le cahier des charges s’attend ainsi à ce que le destinataire, comme l’agence créative pour le lancement d’une campagne publicitaire par exemple, comprenne la problématique actuelle de l’entreprise. Cette dernière pourra apporter des solutions personnalisées et adaptées tout en respectant les conditions et contraintes actuelles (budget, délais, messages à faire passer, audience, etc.).

En somme, le CDC n’est pas un document de pilotage contenant des directives, mais constitue plutôt un guide et un référentiel pour délimiter le champ d’action de l’agence responsable de l’exécution du projet.

Les différents contenus d’un cahier des charges

Suivant le type de projet, le cahier de charge comporte des détails fonctionnels ou techniques différents. En fonction du domaine d’activité de l’entreprise, le CDC est en mesure de parcourir des volets spécifiques (pour les entreprises exploitant des technologies de pointe par exemple) ou généraux.

Il y deux catégories principales de CDC, à savoir :

Le cahier des charges technique : Comme son nom l’indique, le CDC « technique » renferme toutes les mesures d’exécution de la campagne dans son aspect opérationnel, c’est-à-dire qu’il prend exclusivement en compte les détails de réalisation.

Le cahier des charges fonctionnel : Contrairement au CDC technique, ce document résume les attentes et objectifs généraux de l’entreprise à l’issue de la campagne. Il mentionne le niveau d’audience attendue, l’image générale de la marque perçue par la clientèle après campagne, l’environnement dans lequel évoluent les services et la marque et ainsi de suite.

Comment rédiger un cahier des charges ?

Vous connaissez à présent l’importance de dresser un cahier des charges à transmettre à une agence créative pour mener à bien votre projet entrepreneurial.

La problématique qui se pose désormais réside ainsi dans la formulation des besoins de sorte à relayer avec facilité vos attentes et votre vision au prestataire afin que celui-ci s’imprègne totalement de la philosophie de l’entreprise.

Pour commencer, le « brief » devra être préparé à l’avance avec la majorité des responsables du projet (chef de projet, dirigeants de l’entreprise, partenaires commerciaux, etc.) afin de soulever toutes les questions pertinentes et les attentes globales de chacun.

Dans cette perspective, prévoyez une réunion générale pour déterminer :

  • Les informations générales de l’entreprise
    L’objectif est de retracer la nature des activités de l’entreprise, le marché dans lequel il évolue, ses coordonnées ou encore son staff.
  • L’exposition de la problématique
    L’appel à manifestation d’une agence pour diriger un projet doit être motivé par la résolution d’un problème particulier. C’est ici que les attentes globales de l’entreprise sont retracées ainsi que les objectifs à atteindre.
  • Les contraintes
    Les contraintes regroupent les obligations du prestataire ainsi que ses prérogatives. Elles incluent les délais de livraison, le budget, les rémunérations, les pénalités ainsi que les clauses de règlement de conflit.
  • Le ou les objectifs attendus
  • La nature du projet
  • Les cibles
  • L’image et le message à faire passer
  • Le planning général
  • La délimitation du budget général et par secteur
  • Les conditions environnementales de réalisation
  • Les contraintes
  • Les acteurs et partenaires
  • Les problématiques à résoudre en amont et en aval
  • Les étapes primordiales à franchir

Procédez ensuite à une synthèse du CDC pour faciliter sa lecture par l’agence. Dans le cadre d’une campagne publicitaire, le CDC devra ainsi regrouper par secteur le champ d’action de l’agence créative (moyens financiers, humains, matériels, délais, supports médiatiques, couleurs à mettre en valeur, etc.)

Au moment de livrer le document à l’agence, le CDC doit être ouvert à discussion ! Chaque point décrit dans le CDC doit être discuté et assimilé par les deux parties pour éviter les mauvaises interprétations.

Un exemple concret ?

Dans le cadre d’une campagne de communication pour une entreprise de vente, les informations techniques incluent : le nombre de sites à créer, la nature des interventions sur les réseaux sociaux, la création des groupes et profils, le ton à utiliser dans les rédactions, les couleurs à faire valoir dans les publicités, les services gratuits et payants à présenter, les informations sur l’entreprise à partager, le style de page à proposer sur les vitrines internet, etc.

Bien évidemment, cette liste est non exhaustive et peut s’agrandir à l’infini suivant le type de campagne et le domaine de l’entreprise. Cela dit, plus les informations partagées dans le CDC technique seront nombreuses, plus l’agence créative s’imprègnera de la vision de son client pour établir une stratégie efficace.

Un brief ? Un cahier des charges à nous soumettre ? C’est par ici !